Documentos Comerciales

FACTURA

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.

Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura.

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NOTA DE REMITO

El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías. La persona que recibe dichas mercaderías, mediante su firma, reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito, con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar.

La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta, y sirve de base para la confección de la factura si la entrega de las mercaderías es previa a la facturación.

REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISIÓN O REMITO.

Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:

1. Fecha de emisión.

2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).

3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).

4. Lugar de entrega.

5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).

6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos identifica torios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda “DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.

7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior.

RECIBO

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto.Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados. Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado.

NOTA DE DÉBITO

Es un documento comercial confeccionado por el vendedor para efectuar al cliente algún cargo o débito en su cuenta corriente. La emisión de este documento genera un aumento en el saldo adeudado por el cliente.

Se emite como mínimo por duplicado; corresponde entregar el original al cliente y retener el emisor el duplicado.

PAGARE

Es un documento que contiene la promesa incondicional de una persona denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré".Documento Literal o Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una persona (Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario).

NOTA DE CRÉDITO

Este tipo de comprobante se emite para modificar las condiciones de venta originalmente pactadas (anular operaciones, devoluciones, descuentos y bonificaciones, subsanar errores).
Deben contener los mismos requisitos y características de los comprobantes de venta originales. Solo pueden emitirse a nombre del mismo comprador para modificar comprobantes de venta que dan derecho a crédito tributario.
Quien reciba la nota de crédito, debe consignar en ella su denominación, RUC o cédula de ciudadanía, fecha de recepción y sello de la empresa.
El contribuyente que emita notas de crédito separadas de las respectivas facturas, debe remitir al SRI, durante el mes siguiente, una lista de las mismas.

CHEQUE

Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

El cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.

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CHEQUE CRUZADO

Es un cheque nominativo pero tiene la característica de que la persona que lo expide o quien lo posee, le traza dos rectas paralelas en dirección diagonal por el anverso. La finalidad de este cruce es que el cheque no pueda ser cobrado en efectivo, sino que sólo se pueda abonar su importe en una cuenta de banco mediante depósito.

CHEQUE CERTIFICADO

Un cheque certificado, también conocido como “cheque visado”, es aquel sobre el cual el Banco certifica la existencia de fondos disponibles en la cuenta giradora para enfrentar su pago.

El Banco que extiende la certificación, se hace responsable frente al tenedor del cheque, garantizando que éste será pagado siempre que sea presentado dentro del plazo de validez establecido.

CHEQUE DE CAJA

Es aquel expedido por una institución de crédito para que sea pagado en sus propias sucursales o filiales. El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedirá el cheque y éste será pagado en esa misma institución o en su caso podrá depositarse en una cuenta del beneficiario. Deben ser expedidos a nombre de una persona determinada, no al portador y no son negociables (no pueden cederse sus derechos mediante un endoso).